Software ERP (Enterprise Resource Planning) kini semakin banyak digunakan untuk mengintegrasikan berbagai proses bisnis yang ada, tak terkecuali di perusahaan konstruksi, yang terkenal akan aneka ragam proyek bangunan.
Hermawan Kartajaya di dalam bukunya, Kompas seratus, (2009:241) menyatakan bahwa perusahaan konstruksi umumnya menyediakan layanan berupa perencanaan, pengawasan proyek, manajemen konstruksi, dan pelaksanaan pekerjaan konstruksi untuk bangunan perumahan hingga infrastruktur.
4 Manfaat Software ERP bagi Perusahaan Konstruksi
Meskipun dirancang berdasarkan praktik terbaik bisnis, tetapi software ERP tetap bisa dikustomisasi sesuai kebutuhan perusahaan. Lantas, apa saja manfaat ERP untuk perusahaan konstruksi? Enterprise Resource Planning setidaknya menyediakan 4 manfaat penting bagi perusahaan konstruksi, antara lain:
Memudahkan Perencanaan yang Tepat
Analisis dari proyek konstruksi sebelumnya sangat penting untuk menghindari kesalahan yang sama di proyek selanjutnya, sehingga dibutuhkan data yang akurat dari proyek sebelumnya. Untuk memperoleh data yang akurat, maka dibutuhkan penyimpanan data yang real time dari setiap proyek yang sedang berjalan.
Software ERP mampu menyimpan, mengolah, dan menyajikan data secara akurat dan real time untuk membantu manajemen di dalam menganalisis kondisi bisnis dan melakukan perencanaan yang tepat untuk proyek selanjutnya.
Mempermudah Penganggaran
Setiapp kegiatan konstruksi berkaitan erat dengan kontrak dan biaya pengerjaan, sehingga perusahaan konstruksi harus mampu menentukan perkiraan biaya setepat mungkin sebelum melakukan tender dengan klien.
Nah, ERP juga mampu membantu analisis dan perencanaan di dalam penganggaran, karena pengeluaran dan pemasukan tersusun dengan rapi. Sistem ERP dapat menentukan estimasi yang akurat untuk bahan baku, biaya operasional, tenaga kerja, waktu pengerjaan, pajak, dan lain sebagainya.
Sistem ERP ini tentu sangat membantu perusahaan konstruksi, karena setiap proyek memiliki kebutuhan dan anggaran yang berbeda-beda. Tak hanya itu, sistem ERP juga mampu dapat memberikan informasi tentang jumlah pendapatan dan kerugian (jika terjadi suatu kondisi tertentu) yang akan diperoleh dari setiap proyek, sehingga memampukan perusahaan untuk mengatur biaya dan waktu dengan lebih tepat dan efisien.
Menyederhanakan Pengelolaan Proyek
Pengelolaan proyek di bidang konstruksi sangat jauh dari kata mudah. Agar proyek berjalan sesuai rencana, diperlukan pengelolaan sumber daya berupa pembagian tugas dan pemantauan yang tepat.
Oleh karena itu, ERP Project Management System sangat dibutuhkan untuk membuat milestone (estimasi waktu penyelesaian pengerjaan), alokasi distribusi pekerja, dan pencatatan waktu kerja di setiap lokasi proyek. Semua hal tersebut tentu menjadi jauh lebih sederhana dan cepat saat menggunakan ERP software daripada dilakukan secara manual.
ERP software juga menyuguhkan data yang real time, sehingga memudahkan kontraktor untuk memantau waktu dari setiap tugas, sehingga memudahkan penagihan. Selain itu, tim pemasaran juga dapat menampilkan setiap data (bukan yang bersifat confidential) sebagai referensi kepada calon klien potensial berdasarkan pertimbangan setiap kontraktor.
Meningkatkan Return on Investment
Return on Investment (ROI) adalah persentase keuntungan atas total investasi. Setiap perusahaan konstruksi tentu perlu meningkatkan ROI dengan bantuan ERP software. Sistem ERP dapat membantu untuk menata ulang dan mengendalikan pengeluaran bagi bahan baku dan karyawan, sehingga dapat mengurangi biaya yang tak diperlukan hingga memastikan proyek selesai sesuai tenggat waktu yang telah ditentukan.
6 Modul ERP bagi Perusahaan Konstruksi
Setelah mengetahui apa saja manfaat software ERP bagi perusahaan konstruksi atau disebut juga ERP kontraktor, kini saatnya untuk mengetahui modul ERP apa saja yang dibutuhkan oleh proses bisnis perusahaan konstruksi, yaitu:
Project Management System
Modul project management system dilengkapi berbagai fitur fungsional, seperti perencanaan, manajemen tugas, penjadwalan, pemantauan, dan peninjauan. Hal ini tentu sangat membantu project manager untuk menuntaskan proyek dengan lebih mudah dan efisien.
Accounting System
Modul accounting system dapat menghemat waktu, biaya, dan penggunaan kertas yang berdampak buruk bagi bumi. Selain itu, akses data ke modul dari ERP akuntansi yang bersifat real time juga meningkatkan visibilitas keuangan, sehingga semakin sulit untuk dimanipulasi.
Tak hanya itu, modul yang sering disebut ERP akuntansi ini juga dapat membantu untuk menghasilkan forecast (perkiraan) arus kas di dalam beberapa waktu mendatang. Dengan begitu, manajemen juga akan dapat mengambil keputusan finansial dengan lebih bijak dan cepat.
Customer Relationship Management (CRM)
Sesuai namanya, modul CRM berfungsi untuk mengelola pelanggan maupun calon klien sampai menjadi klien tetap. Sistem ERP di dalam modul CRM memudahkan perusahaan konstruksi untuk mengelola database dari setiap klien dan calon klien yang ada.
Modul CRM umumnya dilengkapi dengan fitur penerimaan leads (prospek), email otomatis, kategorisasi leads, jadwal tindak lanjut, integrasi dengan email, chat, dan telepon, serta integrasi dengan penjualan.
Inventory Management
Sering disebut ERP Inventory, modul ini berfungsi untuk memantau persediaan dari sebuah perusahaan konstruksi, baik bahan baku maupun aset. Oleh karena itu, modul ERP untuk perusahaan konstruksi ini terdiri dari fitur manajemen stok, pemasok (supplier), dan laporan inventaris.
Human Resource Information System
Banyaknya jumlah karyawan yang dibutuhkan untuk suatu proyek memerlukan pengelolaan yang mudah dan akurat, agar tidak terjadi kekeliruan, baik di dalam proses rekrutmen pendataan karyawan, pemantauan kinerja karyawan, maupun pengambilan keputusan. Nah, modul dari pengembangan sistem informasi ERP ini hadir dengan berbagai fitur fungsional, antara lain: rekrutmen, absensi, dan penilaian, yang dapat meringankan beban kerja divisi HR.
Payroll Management
Modul ERP Payroll Management dirancang terpisah dari ERP HRD, karena lebih berfokus pada perhitungan gaji dan upah karyawan, pajak, serta biaya operasional. Dengan demikian, maka modul ini akan diakses oleh 2 divisi, yaitu: finance & accounting dan HRD.
Demikianlah deretan modul ERP yang sangat bermanfaat bagi setiap perusahaan konstruksi. Sebelum memilih software ERP, pastikan modul dan layanan dari software tersebut sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan perusahaan.